Excel – jede Zeile als eigene Seite ausdrucken

Selten kommt es vor, dass man Daten aus Excel ausdrucken möchte. Möchte man nur die Tabelle ausdrucken, muss lediglich die Seite korrekt eingerichtet werden. Anders sieht es aus, wenn man aus irgendeinem Grund jede Zeile der Tabelle auf einem eigenen Blatt ausdrucken möchte. Excel bietet dafür keine Funktion. Der eleganteste Weg wäre natürlich, ein kleines Skript in Visual Basic zu schreiben, dass kann aber nicht jeder – ich sowieso nicht.
Ein recht einfacher Weg führt über Word. Dort können wir die Funktion Seriendruck verwenden. Der Serienbrief ist normalerweise dafür gedacht, einen Standardbrief an viele Empfänger zu versenden, also nur die Adressdaten auszutauschen. Diese Daten werden normalerweise aus einer Datenbank oder Tabelle importiert und im Dokument angeordnet. Die Funktion kann aber auch dazu verwendet werden, beliebige Daten auszudrucken. Dazu gehen wir folgendermaßen vor:
Wir öffnen ein leeres Dokument in Word und starten den Assistenten für Seriendruck. Diesen finden wir unter Extras, in Word 2003 dort unter „Briefe und Sendungen“. Dort wählen wir „Serienbrieferstellung“. Anschließend öffnet sich der Aufgabenbereich, dort wählen wir Briefe und klicken auf „Weiter“. Wir verwenden das aktuelle Dokument und klicken auf „Weiter“. Auf der folgenden Seite wählen wir „Vorhandene Liste verwenden“ und suchen nach unser Excel-Tabelle.
Jetzt sagen wir zu allem „Ja“ und „Weiter“, bis sich das Dialogfeld und das Auswahlfeld für die Daten schließt. Anschließend können wir Daten einfügen, was wir auch machen, dazu wählen wir aus dem Aufgabenbereich die Option „Weitere Elemente“. Es öffnet sich ein Dialogfeld, wo wir die Spaltenköpfe unserer Tabelle lesen können. Hier klicken wir bei den Spalten, die wir eingefügt haben wollen auf „Einfügen“, diese erscheinen im Dokumentenfenster, sie sind grau unterlegt, da es sich um Datenfelder handelt. Anschließend klicken wir auf „Schließen“.
Jetzt wollen wir das Ganze mal anständig formatieren. Der Text, den wir jenseits der grauen Felder einfügen, wird auf jeder Seite des Dokumentes angezeigt. Diesen Text können wir natürlich auch formatieren. Mit Return oder Leerzeichen solltest du außerdem dafür sorgen, dass nicht alle Datenfelder zusammenkleben, achte dabei darauf, dass die Klammern zu den Datenfeldern gehören und nicht abgetrennt werden sollen. Im Aufgabenbereich kannst du zwischen Vorschau und Dokumentbearbeitungsansicht hin und her wechseln, bis du mit der Ansicht zufrieden bist.
Ich empfehle vor dem Ausdruck vieler Seiten ein testweise drüberschauen, da sich immer Fehler einschleichen können. Ein guter und einfacher Trick ist, das ganze Dokument zuerst als PDF auszudrucken. Dazu musst du natürlich ein Programm zur Erstellung von PDF-Dateien installiert haben, dass sich über den Druckerdialog der Textverarbeitung ansprechen lässt. Viel Erfolg.

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