Entscheidungshilfe: Wann ist ein barrierefreies PDF sinnvoll?

PDF-LogoPDF hat sich als Standardformat für gestaltete Informationen im Web und für die Verbreitung via E-Mail und anderer Dienste etabliert. Doch schaut man auf den Aufwand, der in PDFs im Allgemeinen und in barrierefreien PDFs im Besonderen steckt, macht das Format heute nicht mehr so viel Sinn. Dieser Entscheidungsbaum soll Ihnen helfen zu entscheiden, ob und wann ein PDF sinnvoll ist.
Bedenken Sie generell:

  1. Ist ein PDF erst mal in der Welt, kann dessen Verbreitung nicht mehr kontrolliert werden. Niemand weiß, wie viele veraltete Informationen in PDFs im Internet und auf Festplatten lagern und wie viele heruntergeladen und immer weiter verteilt werden. Aber es dürften allein in Deutschland einige Millionen sein.
  2. Während die Erstellung eines PDFs immer mit einem größeren Aufwand verbunden ist, kann Inhalt praktisch ohne Aufwand online gestellt und wieder offline genommen werden. Im Grunde würden PDFs, die im Internet stehen ein permanentes Monitoring erfordern, was aber in der Praxis selten gemacht wird. Ist ein PDF nicht verlinkt, kann es dennoch von Suchmaschinen gefunden werden. Es kann sein und ist häufig wahrscheinlich, dass ältere PDF-Dokumente leichter gefunden werden als aktualisierte PDF-Dokumente oder Webseiten.
  3. Während sauber erstellte HTML-Inhalte problemlos in ein neues Layout oder Corporate Design überführt werden können, muss ein PDF im Prinzip komplett neu gelayoutet werden. Im Grunde erfordert jede größere Änderung, dass vielleicht eine Seite, oft aber das ganze Dokument neu gesetzt werden muss.

Bestimmte Hilfstechniken wie das Anpassen der Schriftart funktionieren in PDF nur eingeschränkt und erfordern häufig spezielle Reader-Programme. Während fast jeder weiß, wie er im Browser Texte zoomt, ist der Umfliessen-Modus im Adobe Reader unter vielen unbekannt, die davon profitieren könnten. PDF ist damit das am wenigsten komfortable Mainstreamformat.
Als Alternative zu PDF gehen wir hier von normalen Webseiten aus. Möglich wären auch ePub oder typische Office-Formate, diese sind aber aus verschiedenen Gründen unüblich und es wirkt zumindest bei Office-Formaten auch schnell unprofessionell. Zudem gelten vor allem die Formate von Microsoft als Sicherheitsrirsiko, werden also potentiell geblockt oder in den Spam geschoben. ePub ist auf mobilen Geräten problemlos darstellbar, aber nicht unbedingt auf Desktop-PCs. Bei PDFs ist die Wahrscheinlichkeit am größten, dass der Nutzer ein Programm zu deren Darstellung auf dem System hat.
Tatsächlich wird PDF in vielen Fällen nicht eingesetzt, weil es das beste Format für den jeweiligen Zweck wäre. Vielmehr wird es verwendet, weil es quasi als Abfallprodukt einer Druckvorlage angefallen ist.

Entscheidungsbaum: PDF ja, , vielleicht oder nein

Unter “ja” finden Sie Argumente, die klar für ein PDF sprechen.

Unter “vielleicht” finden wir Anforderungen, die mit PDF, aber auch mit HTML erfüllbar sind.
Unter “nein” finden wir Anforderungen, die von Webseiten besser erfüllt werden können als von PDFs.

Ja

Die Informationen bleiben lange Zeit aktuell, mindestens 1 Jahr.
Die Ressourcen Zeit, Geld und Personal für die Erstellung eines barrierefreien PDFs sind vorhanden.
Die Informationen sind umfangreich – mindestens 6.000 Zeichen – und werden wahrscheinlich nicht in einem Rutsch gelesen.
Die Informationen müssten, wenn sie online stünden, auf mehrere Webseiten verteilt werden.
Barrierefreie PDFs können im eigenen Hause erstellt werden.

Vielleicht

Die Informationen werden vom Leser später vermutlich noch einmal benötigt.
Die Informationen werden wahrscheinlich ausgedruckt
Die Informationen werden per Mail verteilt.
Die Informationen sollen visuell anspruchsvoll gestaltet sein.
Die Informationen sollen nur an einen beschränkten Nutzerkreis gehen.
Die Informationen sollen dem Nutzer auch zugänglich sein, wenn er keinen Internetzugang hat.
Ein erfahrener Dienstleister ist vorhanden und hat die Ressourcen.

Nein

Die Informationen müssen regelmäßig aktualisiert werden.
Die Informationen werden nur einmal oder nicht regelmäßig gebraucht.
Die Ressourcen Personal, Geld und Zeit für ein barrierefreies PDF sind nicht vorhanden.
Die Informationen haben nur kurze Zeit Gültigkeit.
Die Informationen werden wahrscheinlich auf einem Smartphone/kleinen Display gelesen.
Die Informationen sollen etwa über ein Formular in eine Datenbank eingespeist werden.
Das Dokument enthält eingebundene oder interaktive Elemente wie Multimedia.
Es ist kein erfahrener dienstleister vorhanden oder bekannt.
Die Informationen müssen schnell veröffentlicht/verteilt werden.