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Excel – jede Zeile als eigene Seite ausdrucken

Selten kommt es vor, dass man Daten aus Excel ausdrucken möchte. Möchte man nur die Tabelle ausdrucken, muss lediglich die Seite korrekt eingerichtet werden. Anders sieht es aus, wenn man aus irgendeinem Grund jede Zeile der Tabelle auf einem eigenen Blatt ausdrucken möchte. Excel bietet dafür keine Funktion. Der eleganteste Weg wäre natürlich, ein kleines Skript in Visual Basic zu schreiben, dass kann aber nicht jeder – ich sowieso nicht.
Ein recht einfacher Weg führt über Word. Dort können wir die Funktion Seriendruck verwenden. Der Serienbrief ist normalerweise dafür gedacht, einen Standardbrief an viele Empfänger zu versenden, also nur die Adressdaten auszutauschen. Diese Daten werden normalerweise aus einer Datenbank oder Tabelle importiert und im Dokument angeordnet. Die Funktion kann aber auch dazu verwendet werden, beliebige Daten auszudrucken. Dazu gehen wir folgendermaßen vor:
Wir öffnen ein leeres Dokument in Word und starten den Assistenten für Seriendruck. Diesen finden wir unter Extras, in Word 2003 dort unter „Briefe und Sendungen“. Dort wählen wir „Serienbrieferstellung“. Anschließend öffnet sich der Aufgabenbereich, dort wählen wir Briefe und klicken auf „Weiter“. Wir verwenden das aktuelle Dokument und klicken auf „Weiter“. Auf der folgenden Seite wählen wir „Vorhandene Liste verwenden“ und suchen nach unser Excel-Tabelle.
Jetzt sagen wir zu allem „Ja“ und „Weiter“, bis sich das Dialogfeld und das Auswahlfeld für die Daten schließt. Anschließend können wir Daten einfügen, was wir auch machen, dazu wählen wir aus dem Aufgabenbereich die Option „Weitere Elemente“. Es öffnet sich ein Dialogfeld, wo wir die Spaltenköpfe unserer Tabelle lesen können. Hier klicken wir bei den Spalten, die wir eingefügt haben wollen auf „Einfügen“, diese erscheinen im Dokumentenfenster, sie sind grau unterlegt, da es sich um Datenfelder handelt. Anschließend klicken wir auf „Schließen“.
Jetzt wollen wir das Ganze mal anständig formatieren. Der Text, den wir jenseits der grauen Felder einfügen, wird auf jeder Seite des Dokumentes angezeigt. Diesen Text können wir natürlich auch formatieren. Mit Return oder Leerzeichen solltest du außerdem dafür sorgen, dass nicht alle Datenfelder zusammenkleben, achte dabei darauf, dass die Klammern zu den Datenfeldern gehören und nicht abgetrennt werden sollen. Im Aufgabenbereich kannst du zwischen Vorschau und Dokumentbearbeitungsansicht hin und her wechseln, bis du mit der Ansicht zufrieden bist.
Ich empfehle vor dem Ausdruck vieler Seiten ein testweise drüberschauen, da sich immer Fehler einschleichen können. Ein guter und einfacher Trick ist, das ganze Dokument zuerst als PDF auszudrucken. Dazu musst du natürlich ein Programm zur Erstellung von PDF-Dateien installiert haben, dass sich über den Druckerdialog der Textverarbeitung ansprechen lässt. Viel Erfolg.

Die Macht der Rechtschreib-Kontrolle

Die Orthographie stellt den ambitionierten Schreiber oft vor große Herausforderungen. Schon seit einiger Zeit wird in bestimmten Schultypen,vielleicht auch schulübergreifend kaum noch Wert darauf gelegt, die reichlich trockenen Regeln der Syntax auswendig zu lernen.

Dadurch gelangt die Rechtschreibfunktion von Textverarbeitungsprogrammen zu ungeahnten Ehren. Im Zweifelsfalle vertraut eher den Schreibvorschlägen des Computers als dem eigenen Sprachgefühl. Der Fairneß halber muss man aber sagen, dass sie im Sinne des Dudens meistens auch recht hat. Es gibt zwar für Privatpersonen keine verbindlichen Regeln, dennoch akzeptiert man die Vorschläge.

Interessant ist dabei, dass sich etwa die Rechtschreibkontrolle von Word von der Version  97 bis 2003 kaum weiter entwickelt hat. 2007 kenne ich noch nicht. Seit mehr als zehn Jahren zickt sie herum: Obwohl man sich zum Beispiel viel Mühe macht, die eigenen typischen Tippfehler über die Autkorrektur automatisch zu korrigieren, muss man, wenn man ein altes Dokument öffnet, die gleichen alten Fehler mühsam neu korrigieren. Dabei wäre es kein Problem, eine Art dateiübergreifende Autokorrektur umzusetzen. Das würde dem Nutzer auch erlauben, veränderte Schreibkonventionen auf einen Klick in allen seinen Dokumenten umzusetzen. Wirklich ärgerlich ist, dass es keine dateitypen-übergreifende Rechtschreibkorrektur gibt. So muss man jedem Office-Paket oder HTML-Editor mühsam die Macken der eigenen Orthographie beibringen.

Zumindest kann man ihr zugute halten, dass sie durch kuriose Wortneuschöpfungen die trockene Schreibarbeit mit unerwartetet Heiterkeit erfüllen kann.